怡鲁智慧档案信息平台系统提供各类档案资料的辅助管理，并通过扫描或拍摄等方式，将各类原始档案数字化、信息化。数字化的档案资料以光盘方式和磁盘阵列保存，做为档案资料的存储备份，实现库存各类档案的电子化管理；充分考虑与办公自动化、内部网站以及其它相关业务系统的衔接，为各业务系统与档案管理系统之间的数据交换提供方便；系统应用各部门可以通过局域网或专线查阅档案资料，并实现档案资料的推送、借阅、审批，从而提高档案的利用效率，降低利用成本；解决档案资料急剧增长之后的异地调阅问题，实现全局范围内档案信息资源的共享。
 

　　系统将首先实现库存各类档案的数字化管理，并充分考虑与OA系统以及其他业务系统的衔接，方便各类档案的调阅，并通过客户端与WEB查询系统实现档案的异地调阅。
 

　　能完成档案管理各环节（数据的录入、分类、检索、编目、统计、鉴定、利用管理等）；不仅能管理文本文件，还应提供管理声像、图片等形式文件的功能。管理的档案门类包括：文书档案、会计档案、人事档案、声像（照片）档案、实物档案、基建档案、档案、科技档案等。
 

　　系统可以进行跨表跨库检索智能检索，全文检索档案管理系统综合了图像转换、图像和文本数据压缩、OCR汉字识别、宏调用等技术，OCR汉字识别模块的无缝集成。将扫描数据进行OCR识别，合成双层PDF或者ITFF格式，系统自动在后台识别，生成检索文本，实现图片文件的内容精确检索。可识别的格式包括JPEG、PDF、TIFF等，可以通过B/S、C/S两种方式进行全文检索，全面提高检索的广度与深度。
 

　　采用OA接口系统，可将办公自动化OA中生成的目录以及附件数据批量接收入档案软件中，无需另外录入与扫描，在档案软件中进行归档整理，按照年度保管期限归档，自动排序并生成档号。并且可有选择地筛除不需要归档的文件数据。
 

　　文档接口可以实现真正意义上的电子文件归档，通过文档接口，把办公自动化系统产生的各类电子数据集中归档，真正做到文件归档、档案整理和档案查询利用的整个过程数字化，自动化。可以将本年度以前的文件都存入档案管理系统中，由档案系统提供查询，办公自动化系统中只保留当年查询频繁的文件，这样不仅可以增加档案数据的安全性，同时也可提高办公自动化的运行效率。