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纸质档案数字化加工解决方案
作者:怡鲁 来源:怡鲁科技 点击: 发布日期: 2021-03-27 17:32
1 解决方案 1
1.1 档案技术服务需求分析 3
1.2 档案技术服务重点与难点分析 5
1.3 档案整理技术方案 11
1.4 破损档案修复方案 66
1.5 录音录像档案数字化技术方案 71
1.1 档案信息化设备方案 82
1.2 数字化加工流程方案 86
1.3 档案技术服务管理制度 93
1.4 档案技术服务管理方案 136
1.5 档案技术服务质量保障方案 153
1.6 档案技术服务安全保密方案 177
1.8 档案技术服务人员方案 206
1.9 档案技术服务设备方案 211
1.10 档案技术服务施工方案 229
2 专业技术能力 237
2.1 智慧档案信息系统 237
2.2 档案数字化质量与流程管控系统 252

节选:
  档案数字化加工流程主要包括档案清点、档案整理和修复、目录建库、数据著录及校对、档案扫描、图像处理、图像质检、案卷分件、OCR识别著录与对应检查、双层PDF文档制作、批量挂接校对、档案装订还原、还卷入库、数据备份等主要加工环节。下面将从数字化加工流程从流程控制方式、各环节的工作内容、遵循的质量标准、质量保证措施及技术组织实施等几方面进行进一步的描述。
  1、档案交接流程
  将档案从档案库房的排、架上,按档案分类顺序填单、下架、清点、排列,粘贴条形码,装入有编号的档案箱内,形成档案下架清单,清楚记录档案号和箱号。保证加工过程中档案不离箱,同时做到档案防水、防压、运输安全,减少档案的破损和丢失。
  对接收的档案按分类形成其电子/纸质目录,根据需要清点到盒(卷),不出现漏登记或重复登记。由用户单位和加工方专人在出库移交清单上签字确认。
  对下架接收的档案资料进行两人以上交叉核对、检查,与用户提供的电子/纸质的接收清单在加工方的生产加工管理软件档案接收模块中进行比对,如有错误之处立即核查更正,并打印出勘误表请用户方确认后再进行档案整理等工作。
  加工方考虑到用户方提供的加工场地空间有限,采用定期分批接收,以便节省空间并可以保证加工现场加工工作的有序进行。
  2、扫描前整理流程
  档案清点:根据用户单位的档案资料分类对档案进行整理,排序编号,核对档案的资料顺序和记录档案的物理状况(纸张状况、照片页、图表页),包括资料的缺、残、漏、损、重、页码混乱等状况,建立电子/纸质档案资料分类接收清单和出库登记本。
  登记涉密档案,按要求整理退回。
  编页码原则:以卷为扫描最小文件夹单位,每卷按页编页码。即对每个需要扫描页以每卷文件为单位,页码都是从“1”开始,依次编码,页码写于每页文件的正面的右下角,反面的左下角。确保页码位置统一、整齐。此工序可保证加工中档案顺序一致,并方便质检人员质检图像及保证档案原件完整归还。
  档案拆分原则:在数字化加工全流程中,为避免档案的错、乱、丢、毁,档案盒内的资料不离盒,不进行详细的拆分和组包。档案随盒、盒随工序进行数字化加工。每道加工工序结束后,将档案放回原盒原位,始终保持档案物理位置和逻辑位置的原版原貌。
  对档案进行拆分整理,清除档案资料中的金属物,避免扫描时金属物损坏扫描仪。拆分后按原顺序放回盒内,保证分类档案不离盒,以免造成资料混乱。
  3、档案扫描流程
  档案经过整理人员整理完毕后,填写任务单移交给扫描人员。扫描人员输入“工号”和“密码”登陆到数字化加工系统的扫描模块。登录:扫描人员进入数字化加工系统的扫描模块,输入“工号”和“密码”进入扫描操作状态,根据整理时标记出档案的具体情况,选择扫描仪及调整各项扫描参数。
  打开软件生成的电子版扫描任务单,核对扫描档案的档案编号等信息,核对无误后开始对该档案进行扫描。扫描时按照扫描页页码的顺序对档案资料进行扫描,为保证档案影像文件的扫描质量,根据扫描件实际情况选择彩色扫描方式,调整分辨率为300dpi。
  扫描形成的图像文件上传到服务器中,文件采用黑白、灰度或彩色扫描,分辨率采用300dqi,存储为JPEG标准格式,压缩方式采用JPEG压缩格式。扫描完成的图像为单页JPEG文件,以目录数据库内该文件档号为据对扫描图像建立相应文件夹,并对文件夹内图像文件按要求按档号/分类号进行命名。
  4、图像处理流程
  为确保每一幅扫描图像的清晰、不失真,采用自行研发的图像处理“软件怡鲁档案数字化流程与质量管控系统”图处模块进行加工处理。对扫描后形成的图像通过计算机自动处理和人工处理进行逐页纠偏、去黑边、扫描精度、对比度、亮度调节、影像的替换、插入、删除、图像拼接、裁边处理、统一版面大小、排列顺序调整等处理。应避免重张、倾斜、模糊等图像质量问题。
  对于扫描过程中出现切字,扫飘,扫描不完整不清晰等无法通过图处解决的问题,由图处人员按流程打回责任人,重新扫描。
  对于不同的图像状况,分别采用如下方式进行图像处理:
  图像歪斜:采用自动纠偏,或手动纠偏功能。
  黑边白边:采用自动裁剪功或手工裁剪能。
  图像偏度不得大于1度,以达到视觉上基本不感觉偏斜为准。
  大幅面档案进行分区扫描的图像进行图像拼接,拼接处信息要完整,不能缺少任何信息,以保证图像的整体性。
  对方向不正确的图像应时行旋转还原,以符合阅读习惯。
  图像处理应遵循尽量展现档案原版原貌的原则。重点处理扫描过程中产生的不属于档案页面原有的内容。对于档案自身原有的污痕或线条,处理方法按照国家最新标准执行。
  5、图像质检流程
  质检岗位的专业质检员采用质检模块对扫描完成后档案电子目录和图像进行逐盒逐件逐页的检查,并根据情况对图像进行提交或者打回操作。
  质检管理模块只用于图像提交或打回操作,本身不做任何图像处理。
  采用自行研发质检模块检查扫描图像数据信息的完整性。此软件主要用来检查图像文件在局域网中传输时可能会出现数据丢包现象,以及图像文件是否完整,是否合格。如不合格,打回图处环节进行重新处理。如有漏扫错扫现象,则整卷打回扫描环节进行重扫。
  质检岗位只采用看图技术,不进行图像处理,未质检图像无法提交上传,从而保证图像百分之百挂接正确率及百分之百图像合格率。
  扫描资料的检查:按照扫描页登记页码的顺序对扫描所形成的影像文件进行检查,不能有漏扫、重扫或错序。
  清晰度检查:影像文件的清晰度应最大限度地接近(等同于)扫描原件,扫描内容要完整,画面要端正。检查经过优化处理的影像是否符合要求。
  图处不合格的图像打回重新处理,扫描不合格数据,打回重新扫描,直至图像清晰质量优秀。
  6、看图著录与对应检查
  案卷分件之后,进入看图著录与对应检查流程。软件系统中对应模块为对应检查模块。
  系统目录数据采用三种方式采集:1、对卷著录;2、批量导入;3、看图识别著录。
  为不影响档案扫描以及档案还卷工作,系统开发了看图著录功能,可以根据扫描的案卷封面、卷内文件目录以及档案扫描件本身,进行OCR自动识别著录。无需再去翻阅档案原件。
  通过OCR自动识别著录著录与对应检查流程,可以大大避免电子图像和目录著录过程中的人为误读、误录、漏录和挂接中误挂漏挂等错误,通过在线方式的目录与原文的比对,可迅速标识出可能发生错误的录入项目,大大提高校对速度和效率。对应检查工作同时包含录入校对,扫描复检工作。
  7、双层PDF制作流程
  扫描数据通过质检与对应检查无误之后,需进行双层PDF文档制作。公司采用专业的OCR识别程序与PDF制作工具,进行双层PDF批量制作。生成按档号名称命名的双层PDF文档。该流程由软件程序自动完成,制作过程中,将有专人值守监控,并随时检查已完成数据的合成质量。
  8、数据挂接流程
  档案数字化转换过程中形成的目录数据库与图像数据库,通过质检环节确认为“合格”后,通过网络及时加载到数据服务器端汇总。通过我公司软件程序,可实现目录数据对相关联的数字图像的自动搜索。  
 

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