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数字档案室建设解决方案
作者:怡鲁 来源:怡鲁科技 点击: 发布日期: 2021-03-27 17:49
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   数字档案室是信息化条件下档案室的“升级版”,是管理机关档案信息、联结机关办公自动化与数字档案室建设的关键一环。建设符合国家和社会信息化发展要求的数字档案室,有利于提高机关档案工作水平,维护机关档案信息的其实、完整、可用和安全,提升机关行政效率和公共服务能力: 有利于促进国家核心信息资源建设,实现信息资源总量增加、质量提高和结构优化,为数字档案室的最终实现奠定基础,以推动全国档案信息化工作全面、健康、均衡发展。
   数字档案室建设以《数字档案室建设评价指标》,满分为100分,包含组织建设5分,基础设施建设15分,应用系统建设30分,数字档案资源建设35分,保障体系建设15分,加分10分。
   本项目由国家档案局组织测评80分以上(含加分)为通过数字档案室评价,达到90分以上认定为“全国示范性数字档案室”。
   2、建设原则
   数字档案室建设应当遵循“资源为先,标准规范,整体推进,确保安全”的原则,统筹规划,积极实施,务求实效。
   1)资源为先。资源建设是数字档案室建设的根本。数字档案室应坚持“资源为王”,着眼于数字档案资源建设,着重于非数字档案的数字化和数字档案的及时、完整、有效归档,规划设计以最大限度保证数字档案资源建设质量为根本出发点。数字档案室的建设应该有助于保障数字档案资源的齐全、完整,有利于数字档案资源的有效管理和方便利用。
   2)标准规范。数字档案室建设应统筹协调文件管理与档案管理、业务工作与档案工作、档案室与综合档案馆之间关系,严格遵循既有标准和规范进行系统设计、建设,实现文档一体、馆室一体。
   3)整体推进。应将数字档案室建设与机关电子政务和信息化建设密切结合起来,统筹考虑数字档案室系统功能、文件格式要求等因素,整体推进数字档案室实施方案。
   4)确保安全。数字档案室建设应建立健全安全管理制度,按照信息安全等级保护和分级保护要求采取安全保障技术方法,配备必要的软硬件设施,完善灾难恢复应急机制,确保数字档案室建设和运行的安全。
   2.2 建设内容
   数字档案室建设是一项系统工程,包括基础设施建设、应用系统建设、数字档案资源建设、保障体系建设,需要机关档案部门、信息化部门、业务部门和保密部门共同参与实施。主要包括:
   l)按照数字档案室基础网络架构、主要技术路线与软硬件配置基本要求,建设适应未来一定时期数字档案资源管理要求、满足数字档案室各项管理与服务需求的基础设施。除信息安全和管理方便因素之外,鼓励依托机关信息化基础设施进行数字档案室基础设施建设。
   2)开发或采用功能完善、安全可靠、性能良好、方便易用的数字档案室应用系统,实现档案管理各业务环节的自动化、网络化。
   3)严格遵循标准规范,全面进行传统载体档案数字化转换,积极推进电子文件归档和电子档案管理,全面推进数字档案资源建设。应用先进技术和手段,保证数字档案资源真实、完整、可用和安全,满足各类用户共享需求。
   4)根据数字档案室建设要求,修订完善档案工作流程、文件材料以及声像(照片、录音、录像)电子文件归档范围和保管期限表,以及适合电子档案管理、利用、安全保障、应急处置等各项规章制度,明确要求和权限,确保数字档案资源的规范管理,保证数字档案室运行顺畅。
   5)加大人才建设力度,通过培训或引进人才,为数字档案室的建设和运行储备既通晓信息技术,又精通信息资源管理、知识管理的人才。
   3 基础设施建设
   为确保数字档案资源的安全管理和有效利用,应依托机关信息化建设成果,建设相对独立且稳定、兼容的,能够满足数字档案资源管理和机关共享利用需求的数字档案室基础设施,主要包括网络基础设施、系统硬件、基础软件、安全保障系统、终端及辅助设备等五个部分。基础设施应尽量采用国产产品,尤其是具有自主知识产权的国有品牌产品。用于支撑涉密数字档案资源管理的基础设施建设,应符合国家有关保密工作的规定。
   3.1 网络基础设施
   数字档案室网络基础设施是机关整体网络基础设施的有机组成部分,应统筹规划、设计和建设。一般情况下,应将数字档案室网络管理中心设于机关中心机房。机关中心机房应具备防雷、防静电、防磁、防火、防水、防盗、稳压、恒温、恒湿等基本管理条件,有条件的单位应建设符合《电子信息系统机房设计规范》(GB 50174-2008)要求的B级机房。中心机房、网络综合布线的配置,要充分考虑各类电子文件采集、归档和数字档案资源安全管理、移交等工作要求。应为数字档案室配备足够数量的内部局域网、政务外网和政务内网网络信息点,网络性能应能适应图像、音频、视频等各类数据的传输、利用要求。


   3.2 系统硬件
   3.2.1 服务器
   专业服务器是数字档案室必备的基础设施。服务器性能和数量的配置,应能满足数字档案室应用系统以及数据库、中间件、全文检索、备份、防病毒等基础软件的部署和安全高效运行的需求,并适当冗余、可扩展。
   3.2.2 存储与备份
   为满足各门类电子档案和传统载体档案数字副本的存储、利用和备份要求,应为数字档案室配备先进、高效和稳定的磁盘阵列作为数字档案资源在线存储设备。根据机关制定的数字档案资源保存策略,确定近线或离线备份系统的配置,近线备份应选择磁带库或虚拟带库及相应的备份软件,离线备份可选择光盘、移动硬盘等脱机存储介质以及相应的备份、检测设备。
   3.3 基础软件
   为确保各门类电子档案及其元数据的准确和及时采集、捕获、保存,提供便捷、有效的数字档案资源利用,应结合数字档案室应用系统开发或运行需要,为数字档案室配备必要的正版基础软件,包括数据库管理系统、网络操作系统、中间件、全文检索、光学字符识别(OCR)等软件。应选用主流数据库管理系统,如关系型数据库,其性能应能支持本单位今后较长一个时期数字档案资源管理的需要。
   3.4 安全保障系统
   应结合实际,参照信息系统安全等级保护有关要求,从多层面为数字档案室应用系统建立安全保障体系。涉密数字档案室应用系统必须按照国家有关涉密信息系统分级保护的规定执行。
   3.4.1 应建立数字档案室应用系统的三员管理制度,明确系统管理员、安全管理员和安全审计员职责,并贯彻落实。
   3.4.2 应结合三员管理制度,为数字档案室应用系统设计、实施完善的用户权限配置和管理功能,为数字档案资源的安全存储、管理提供保障。
   3.4.3 应为数字档案室的应用系统配备正版杀毒软件。如有必要,应有选择地配备防火墙、用户认证、数字签名、移动存储介质管理软件、业务审计软件等安全管理工具。
   3.5 终端及辅助设备
   应结合工作需要,为数字档案室应用系统配备专用终端计算机、扫描仪、数码照相机、打印机等终端设备,以及恒温恒湿防磁柜、刻录机、移动存储介质等辅助设备。
   4 应用系统建设
   数字档案室应用系统建设应基于开放档案信息系统参考模型(ISO 14721-2012 Space data and information transfer systems-Open archival information system (OAIS) -Reference model)设计功能架构,应能集成管理各门类数字档案资源,具备收集、元数据捕获、登记、分类、编目、著录、存储、数字签名、检索、利用、鉴定、统计、处置、格式转换、命名、移交、审计、备份、灾难恢复、用户管理、权限管理等基本功能,为电子档案的真实、完整、可用和安全提供首要保障,并达到灵活扩展、简单易用的基本要求。其具体功能需求可参见《电子文件管理系统通用功能要求》(GB/T 29194-2012)。
   5 数字档案资源建设
   数字档案室的数字档案资源应包含文书、声像(照片、录音、录像)、科技、专业等各门类电子档案、传统载体档案数字副本和数字资料等,若条件成熟,公务电子邮件、网页等门类的电子档案也应作为数字档案资源建设内容。

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