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档案技术
建设工程档案整理方法与要点
来源:怡鲁科技   时间:2016/2/9 18:42:47

    当前,随着经济发展,各类工程建设项目纷纷涌现,产生大量工程建设档案,这些档案亟需得到科学正确的整理与管理,济南怡鲁科技有限公司根据对众多工程建设项目档案整理的经验,整理出如下知识要点。供同行参考讨论。

一、工程建设档案整理的标准和依据主要有四项:

    1、建设工程文件归档整理规范(GB-T50328-2001)(2015年5月1日后,采用(GB-T50328-2014)新标准)

    2、科学技术档案案卷构成的一般要求(GB/T11822-2000)

    3、技术制图复制的折叠方法(GB/10609.3-89)

    4、国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范(da/t28—2002)

    二、归档内容:

    主要包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件五项。

    1、工程准备阶段文件主要包括工程开工以前,在立顶、审批、征地、勘察、设计、招投标等工程准备阶段形成的文件。

    2、监理文件主要是监理单位在工程设计、施工等监理过程中形成的文件。

    3、施工文件主要是施工单位在工程设计、施工过程中形成的文件。

    4竣工图主要是工程竣工验收后,真实反映建设工程项目施工结果的图样。

    5、竣工验收文件主要是指建设工程项目竣工验收活动中形成的文件。

    三、工程文件的立卷方法:

    1、立卷的原则

    立卷应遵循工程文件的自然形成规律,保持卷内文件的有机联系,便于档案的保管和利用。一个建设工程由多个单位工程组成时,工程文件应按单位工程组卷。

    2、立卷的方法:  

    工程准备阶段文件可按建设程序、专业、形成单位等组卷;

    监理文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷;

    施工文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷;

    竣工图可按单位工程、专业等组卷;

    竣工验收文件按单位工程、专业等组卷。

    3、立卷的要求:

    案卷不宜过厚,一般不超过40mm。案卷内不应有重份文件;不同载体的文件一般应分别组卷。

    四、档案整理注意事项

    1、文字材料按事项、专业顺序排列。同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主体与附件不能分开,并按批复在前、请示在后,印本在前、定稿在后,主体在前、附件在后的顺序排列。

    2、图纸按专业排列,同专业图纸按图号顺序排列。

    3、既有文字材料又有图纸的案卷,文字材料排前,图纸排后。

    4、卷内文件均按有书写内容的页面编号。每卷单独编号,页号从“1”开始。

    5、页号编写位置:单面书写的文件在右下角;双面书写的文件,正面在右下角,背面在左下角。折叠后的图纸一律在右下角。

    6、成套图纸或印刷成册的科技文件材料,自成一卷的,原目录可代替卷内目录,不必重新编写页码。

    7、案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。

    8、工程档案一般不少于两套,一套由建设单位保管,一套(原件)移交当地城建档案馆(室)。

9、案卷可采用装订与不装订两种形式。文字材料必须装订。既有文字材料,又有图纸的案卷应装订。装订应采用线绳三孔左侧装订法,要整齐、牢固,便于保管和利用。装订时必须剔除金属物。若不装订,每件均需加盖档号章。

济南怡鲁科技有限公司

2015年4月29日

   

 
 
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