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文书档案目录著录规范与注意事项
作者:怡鲁 来源:怡鲁科技 点击: 发布日期: 2021-03-27 19:31
  一、责任者
  1、责任者是发布文件的单位,每一件档案都有责任者,责任者不可为空。如果档案上没有明确标示责任者,则根据文中内容进行判断并录入。
  2、责任者须录入单位全称或者准确简称,例如:山东省粮食局办公室,不能简单录成“办公室”或者“局办公室”或者“局办”。
  3、责任者有多个时,责任者之间以“;”号相隔。个人责任者一般只录姓名,必要时在姓名后著录职务、职称并加“()”号。机关团体责任者必须著录全称或通用简称。
  二、文件编号
  1、文件编号的准确格式是:某某发[2012]12号,注意中括号用半角,不能录成“【】”,也不能录成小括号。
  2、文件编号一般照原文著录。有多个文件编号的,著录主办机关的文件编号。文件编号的括号一律用“[]”著录;
  3、从前收工抄写的目录,文件编号大多数不准确的简写,例如简单写成“某发1号”遇到类似情况,必须到正文中校对,录入准确文件编号。
  三、题名
  1、题名中的书名号与引号不能漏掉,必须与正式题名相同。
  2、题名应根据档案原文录入,有副题名原文照录于正题名后。没有题名,依据内容拟写题名,并加“[]”号。题名不能揭示内容时,如只是“通告”或者“合同”等字样,原题名照录,并根据其内容另拟题名附后,另拟题名部分加“[]”号。文件中涉及多个单位名称或人名没有在标题中全部反映时,应将涉及单位名称或人名附于标题后,并加“[]”号,名字间以“;”号相隔。
  3、人名地名录入必须准确,必须与正文中的字样完全相同。
  四、时间(包括案卷目录中的起始时间与终止时间)
  1、文件形成时间。一般公私文书、信札为发文时间。决议、决定、命令、法令、规程、规范、标准、条例等法规性文件为通过或发布时间。条约、合同、协议为签署时间。
  2、时间采用专门的档案日期格式,格式样例:“20130518”
  3、如果档案本身没有标注时间,则根据前后档案判断所在年度,以年度加零补齐。例如:2013年档案,时间写做“20130000”.
  五、案卷号
  案卷号一般为四位,不足四位用零补齐,例如:0001
  六、密级
  密级一般分为绝密、机密、秘密三项,如果档案上标注了密级,就需要录入目录中。案卷的密级为卷内文件涉密的最高密级。
  七、其他
  1、必录项:全宗号、年度,保管期限、目录号、案卷号等。这几项不能漏。
  2、一件档案中如有批复、来文以及其他附件内容,则只录入第一份正文信息,其他附件以及相关文档不在目录中体现。整理档案的时候,把批复放在正文前面,即批复在前。

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